Política de cancelamento para personal trainer: o que definir e um modelo pronto
Prazo de aviso, cobrança e o que fazer em imprevistos. Veja o que precisa estar na sua política e copie um modelo para adaptar.
Para que serve uma política de cancelamento
Ela evita a conversa difícil na hora errada. Quando o aluno conhece a regra desde o começo, a cobrança deixa de parecer uma decisão pessoal sua e passa a ser só o combinado sendo cumprido.
Também protege a relação: você trata todos os alunos do mesmo jeito e não precisa decidir caso a caso, no meio de um dia cheio, quem merece uma exceção.
O que definir
Uma política curta e clara funciona melhor do que um texto longo que ninguém lê.
- Prazo de aviso: com quantas horas de antecedência o aluno pode cancelar sem custo
- Consequência: o que acontece quando o aviso vem depois do prazo
- Falta sem aviso: se a regra é a mesma do cancelamento tardio ou outra
- Atrasos: até quando você espera e se o treino termina no horário original
- Imprevistos: como tratar doença e emergências
- Cancelamento da sua parte: como você compensa o aluno
Qual prazo de aviso escolher
Pense em quanto tempo você precisa para aproveitar o horário de outra forma. Prazos de 12 ou 24 horas são escolhas comuns, mas o melhor é o que você consegue cumprir sempre.
Se a sua agenda costuma ficar cheia e existe gente esperando um horário, um prazo menor pode bastar. Se você se desloca para atender, um prazo maior faz mais sentido.
Modelo para adaptar
Troque os itens entre colchetes pelas suas regras e peça a um advogado para revisar o texto se ele fizer parte de um contrato:
"Cancelamentos e remarcações podem ser feitos sem custo até [24] horas antes do treino. Depois desse prazo, ou em caso de falta sem aviso, será cobrado [o valor combinado]. Em caso de doença ou emergência, avise assim que puder para combinarmos a melhor solução. Atrasos não estendem o horário do treino. Se eu precisar cancelar, aviso com a maior antecedência possível e ofereço um novo horário."
Como aplicar sem desgaste
Apresente a política antes do primeiro treino e confirme que o aluno leu. Quando precisar aplicá-la, seja direto e cordial, lembrando o combinado sem se justificar demais.
Na Termin, você define o prazo de aviso e escreve o texto da sua política nas configurações. A partir do plano Pro, também pode exigir um sinal com cartão, cobrado apenas quando o aluno cancela depois do prazo.